Rantau Prapat – Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara dalam hal ini diwakili oleh Kasubbid Pelayanan AHU (Surya Darma) beserta MPDN Labuhan Batu Raya yang diwakili oleh Ketua MPDN (Roman Situngkir) beserta tim mengadakan koordinasi kepada Ketua Pengurus Daerah (Pengda) Ikatan Notaris Indonesia (INI) Labuhan Batu Raya (Sujatmoko, SH., M.Kn) pada hari Senin tanggal 15 Mei 2023. Koordinasi dilaksanakan dengan tujuan pembaharuan data Notaris dan identifikasi status Notaris yang merupakan salah satu Target Kinerja B05 Kanwil Kemenkumham Sumut. Setelah berkoordinasi dengan Ketua Pengda INI Kabupaten Labuhan Batu Raya, maka tim secara bersama-sama melakukan pemeriksaan kepada Notaris yang tidak aktif pada alamat masing-masing.
Dari hasil pemeriksaan lapangan ditemukan fakta-fakta antara lain bahwa terdapat Notaris yang tidak ditemukan papan namanya dan kantor dalam keadaan tidak berpenghuni serta tidak ada aktifitas perkantoran. Berdasarkan pemeriksaan lapangan juga diketahui masih terdapat papan nama Notaris pada bagian depan kantor namun keberadaan Notaris tersebut tidak diketahui, serta adanya papan nama ganda dalam satu bangunan kantor Notaris. Hasil pemeriksaan ini akan ditindaklanjuti oleh MPDN dengan mengirimkan rekomendasi kepada Majelis Pengawas Wilayah Notaris dan selanjutnya akan ditindaklanjuti secara berjenjang kepada Majelis Pengawas Pusat Notaris (MPPN) dan diteruskan kepada Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum untuk melakukan pemblokiran akun Notaris tersebut guna menghindari terjadinya segala perbuatan hukum yang dapat merugikan masyarakat. Pembaharuan Data dan Pengecekan Alamat Notaris yang tidak aktif akan terus berlanjut sehingga akan tersedianya data akurat Notaris di Sumatera Utara meliputi Notaris aktif dan informasi pemegang Protokol Notaris.
Pada hari Selasa tanggal 16 Mei 2023, tim kembali mengadakan pemeriksaan ke alamat Notaris yang tidak aktif dan tidak memiliki kantor, hanya terdapat papan nama yang ditempatkan didepan rumah warga dan berdasarkan pengakuan warga tersebut sudah 3 tahun papan nama tersebut berada didepan rumahnya dan Notaris tidak diketahui keberadaannya hingga saat ini. Selanjutnya tim MPDN Labuhan Batu Raya menyaksikan penyerahan Protokol Notaris dari ahli waris Notaris Alm. Tigor Simanungkalit, SH kepada Notaris Ruben Sianipar, SH., M.Kn selaku pemegang protokol. Ketua MPDN Labuhan Batu Raya berpesan agar seluruh minute akta yang diserahterimakan dijaga dengan baik oleh Notaris pemegang protokol karena Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga untuk pengamanan dan penertiban diperlukan adanya Notaris lain yang bertindak sebagai pemegang protokol.
