MEDAN - Mohon diperhatikan penulisan istilah pada bagian kop surat, ada beberapa penulisan yang perlu di sesuaikan misalnya email menjadi surel, website menjadi laman. Hal-hal semacam ini perlu perhatian. Hal ini disampaikan oleh Narasumber Arsiparis Ahli Muda Kanwil, Evy Sofia Manurung saat memberikan sosialisasi tata kelola kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM yang berlangsung secara virtual yang diikuti satuan kerja (satker) di lingkungan Kanwil Kemenkumham Sumatera Utara bertempat di ruang Kepala Bagian Umum, Kamis 24 Februari 2022.
Sosialisasi dibuka oleh Kepala Bagian Umum Sahata Marlen Situngkir dalam sambutannya menyampaikan sangat mendorong seluruh satker di lingkungan Kanwil Kemenkumham Sumut untuk menggunakan tata naskah dinas yang baku sesuai dengan Permenkumham nomor 31 tahun 2020 seperti penggunaan Kop Surat yang benar, Penulisan NIP yang sesuai Perka BKN tahun 2007 dan penggunaan surel dinas.
Marlen juga sangat mengapresiasi satker yang sudah melakukan pengelolaan arsip dinamis dengan baik sehingga tercipta keteraturan arsip. Apalagi ada beberapa satker yang sudah melakukan pemusnahan arsip, hal ini demi terlaksananya GNSTA (Gerakan Sadar Tertib Arsip).
Lebih lanjut, Evy menyampaikan pemilihan kode persuratan juga harus diperhatikan, seperti kode permasalahan dan kode satker pembuat surat. Penggunaan kode tersebut sesuaikan dengan peraturan yang terbaru.
"Manajemen arsip dinamis juga mempermudah pengguna arsip menemukan kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Selain itu, manajemen arsip dinamis juga memungkinkan upaya pemeliharaan penyimpanan arsip dalam format yang dapat digunakan selama masih diperlukan" tutur evy, Arsiparis Ahli Muda.
